OperPilot Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die Warsaw Trade Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 6/12, 03-984 Warschau, Polen, KRS 0000583526, Steuernummer (NIP) 1132897602, REGON 362907969 („Verantwortlicher“ oder „OperPilot“).

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: kontakt@operpilot.com. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für Nutzer der OperPilot-Anwendung (app.operpilot.com) und von ihnen in Arbeitsbereiche eingeladene Personen, Besucher von operpilot.com, Nutzer des Kontaktformulars sowie Partner des Partnerprogramms.

OperPilot ist nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten – E-Mail-Adresse, Passwort-Hash (bcrypt; das Passwort selbst kennen wir nicht), Sprache, Einstellungen sowie das Datum der Annahme der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung.
• Anmeldung mit Google – Google-Konto-ID und bestätigte E-Mail-Adresse.
• Marken und Arbeitsbereiche – Markenname, Branche, Beschreibung, Tonalität, Website, Logo, redaktionelle Richtlinien und Teammitglieder.
• Inhalte – Entwürfe und veröffentlichte Beiträge, KI-generierte Texte und Bilder, hochgeladene Bilder und Videos sowie der Veröffentlichungsplan.
• Verbundene Konten und Kanäle – IDs und Namen verbundener Profile, Seiten und Kanäle sowie verschlüsselt gespeicherte OAuth-Zugriffstoken.
• Statistiken – Ergebnisse von Veröffentlichungen (z. B. Aufrufe, Reaktionen), abgerufen von Plattformen, die sie bereitstellen.
• Abrechnung – Tarif und Abonnementverlauf, Stripe-Kunden-ID und Rechnungsdaten (Name, Steuernummer, Adresse, E-Mail). Vollständige Kartennummern verarbeitet ausschließlich Stripe.
• Partnerprogramm – Empfehlungscode, Provisionen und Auszahlungsdaten (Empfänger, IBAN, SWIFT, optional Firma und Steuernummer). Klicks auf Empfehlungslinks speichern wir nur als Hash der IP-Adresse und des Browsers.
• Kontaktformular – E-Mail-Adresse, optional Name, Betreff, Nachricht und IP-Adresse.
• Technische und Sicherheitsdaten – IP-Adresse, Sitzungs-ID, Browsertyp, Zeitstempel und Serverprotokolle.
• Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile) – bei der Registrierung und im Kontaktformular prüft Cloudflare die IP-Adresse und technische Browsersignale, um Menschen von Bots zu unterscheiden.
• Webanalyse (Google Analytics 4) – nur nach Einwilligung im Cookie-Banner – siehe Cookie-Richtlinie (/polityka-cookies).

4. Herkunft der Daten

Die Daten stammen von Ihnen (Registrierung, Einstellungen, Inhalte, Formulare), von Plattformen, die Sie nach Einwilligung per OAuth verbinden (z. B. Google, Meta, TikTok, LinkedIn, Pinterest), von Stripe (Zahlungs- und Abonnementstatus) sowie automatisch aus Ihrem Browser und unserem Server (technische Daten).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen (DSGVO)

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – Konto, Arbeitsbereiche, Inhaltserstellung, Planung und Veröffentlichung, Statistiken, Abonnementverwaltung und kontobezogene E-Mails (z. B. Begrüßung, Passwort-Reset, Erinnerung an das Ende der Testphase).
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – Rechnungen sowie Buchhaltungs- und Steuerunterlagen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – Sicherheit, Schutz vor Bots und Missbrauch, Versuchslimits, Sicherungskopien, Antworten auf Kontaktanfragen, Betrieb des Partnerprogramms sowie Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – Google Analytics. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Freiwilligkeit: die Angabe der Kontodaten ist freiwillig, ohne sie ist die Nutzung der Anwendung jedoch nicht möglich.

6. Google-Integrationen (Google API Disclosure)

OperPilot nutzt Google OAuth 2.0 für die Anmeldung, die Verwaltung von Beiträgen im Google Unternehmensprofil und die Veröffentlichung von Videos auf YouTube.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen aus Google APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Daten aus Google APIs werden weder zum Training von KI-Modellen noch für Werbung verwendet.

Die YouTube-Integration nutzt die YouTube API Services. Mit der Verbindung eines Kanals stimmen Sie den YouTube-Nutzungsbedingungen (https://www.youtube.com/t/terms) zu; von Google verarbeitete Daten unterliegen der Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy).

Von YouTube speichern wir: Kanal-ID und -Name, ein verschlüsseltes Zugriffstoken, die IDs der über OperPilot veröffentlichten Videos und deren Zähler (Aufrufe, „Mag ich“-Bewertungen, Kommentare). Wir nutzen sie ausschließlich, um Videos in Ihrem Auftrag zu veröffentlichen und Statistiken in Ihrem Konto anzuzeigen. Mindestens alle 30 Tage prüfen wir, ob der Zugriff auf den Kanal noch aktiv ist, und aktualisieren den Kanalnamen.

Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen, indem Sie den Kanal unter Integrationen trennen oder auf der Berechtigungsseite Ihres Google-Kontos (https://myaccount.google.com/permissions). Wenn Sie einen Kanal in OperPilot trennen, widerrufen wir den Zugriff bei Google und löschen Token und Videostatistiken unverzüglich, spätestens innerhalb von 7 Tagen. Ist im selben OperPilot-Konto ein weiterer Google-Dienst verbunden (z. B. ein zweiter Kanal oder das Google Unternehmensprofil), widerrufen wir die gemeinsame Google-Einwilligung nicht, um ihn nicht zu unterbrechen, löschen Token und Daten des getrennten Kanals aber ebenso. Nach einem Widerruf in Ihren Google-Einstellungen löschen wir diese Daten spätestens innerhalb von 30 Tagen. In der Bibliothek bleiben nur der Beitrag selbst und der Vermerk über seine Veröffentlichung. Fragen zu diesen Daten: kontakt@operpilot.com.

7. Künstliche Intelligenz (OpenAI)

Texte, Ideen, Übersetzungen und Bilder erzeugen wir auf Ihre Anfrage über die OpenAI-API. OpenAI erhält dabei die Anweisung und die für die Erstellung nötigen Markendaten.

Nach den Richtlinien von OpenAI werden über die API gesendete Daten standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet. Bei der Erstellung von Beiträgen und Ideen bitten wir OpenAI, die Antworten nicht zu speichern.

Bitte geben Sie in Anweisungen keine besonders sensiblen Daten oder Daten Dritter ein, sofern dies nicht erforderlich ist.

8. Empfänger der Daten

Wir übermitteln Daten ausschließlich an Unternehmen, die uns bei der Erbringung des Dienstes unterstützen (Auftragsverarbeiter), sowie an von Ihnen gewählte Plattformen:

• Webh (webh.pl) – Server, Datenbank und Dateien (Polen).
• Hostido (hostido.pl) – Postfach kontakt@operpilot.com – Nachrichten aus dem Kontaktformular und Korrespondenz (Polen).
• Cloudflare, Inc. – Bot-Schutz für Formulare (Turnstile) und Speicherung von Sicherungskopien (R2, EU-Region).
• Resend, Inc. – E-Mail-Versand: Konto-E-Mails, Erinnerungen, Benachrichtigungen (USA).
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd und OpenAI, L.L.C.) – KI-Erstellung von Inhalten und Bildern (Irland / USA).
• Stripe – Zahlungen und Abonnements (EU / USA).
• Fakturownia Sp. z o.o. – Ausstellung von Rechnungen und deren Übermittlung an das polnische E-Rechnungssystem KSeF (Polen).
• Google – Anmeldung mit Google und Google Analytics nach Einwilligung (EU / USA).
• Von Ihnen verbundene Plattformen und Dienste – Meta (Facebook, Instagram, Threads), TikTok, LinkedIn, Pinterest, YouTube, Google Unternehmensprofil, Bluesky, Telegram, Discord, Slack, WordPress und eigene Webhooks (z. B. Zapier) – Veröffentlichung und Abruf von Statistiken in Ihrem Auftrag, nach den Regeln der jeweiligen Plattform.

Weitere Empfänger: Behörden erhalten Daten, wenn das Gesetz es verlangt. Wir verkaufen keine Daten.

9. Übermittlung außerhalb des EWR

Einige Empfänger verarbeiten Daten in den USA. Sicherungskopien speichern wir in der EU-Region. Grundlagen der Übermittlung:

• Resend, Cloudflare, Stripe und Google – nehmen am EU-U.S. Data Privacy Framework teil, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht.
• OpenAI – Vertragspartner für Kunden im EWR ist OpenAI Ireland Ltd; Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC).

Garantien: Informationen zu den Garantien und eine Kopie davon erhalten Sie unter kontakt@operpilot.com.

10. Speicherdauer

• Konto und Inhalte – solange das Konto genutzt wird. Nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, ausgenommen für die Abrechnung erforderliche Daten.
• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen – 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres.
• Sicherungskopien – 14 Tage auf dem Server und bis zu 30 Tage in Cloudflare R2, danach automatische Löschung.
• Sitzungen und Passwort-Reset – eine Sitzung gilt bis zu 14 Tage, abgelaufene Sitzungen werden nach einem Tag automatisch gelöscht. Ein Link zum Zurücksetzen des Passworts gilt 30 Minuten und wird nach 7 Tagen gelöscht.
• Nachrichten aus dem Kontaktformular – im Postfach kontakt@operpilot.com, solange es für die Bearbeitung und etwaige Ansprüche erforderlich ist.
• Serverprotokolle – kurzzeitig, mit automatischem Überschreiben (Rotation).
• Google Analytics – detaillierte Ereignisdaten 2 Monate, Nutzerdaten bis zu 14 Monate ab der letzten Aktivität. Zusammengefasste Berichte identifizieren keine Personen.

11. Sicherheit

Zugriffstoken und Integrationsschlüssel werden verschlüsselt (AES-256-GCM), Passwörter nur als Hash (bcrypt) gespeichert. Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS). Nur befugte Personen haben Zugang zum Administrationsbereich, und Sicherungskopien werden regelmäßig geprüft.

12. Löschung von Daten und Trennen von Integrationen

Eine Integration kann jederzeit im Dashboard getrennt oder direkt beim Anbieter (z. B. Google, Meta) widerrufen werden.

Wenn Sie eine Integration in OperPilot trennen, widerrufen wir den Zugriff beim Anbieter, sofern der Anbieter dies ermöglicht (derzeit Google und TikTok), und löschen die gespeicherten Zugriffstoken sowie die über diese Verbindung abgerufenen Beitragsstatistiken – unverzüglich, spätestens innerhalb von 7 Tagen. Bei anderen Anbietern können Sie den Zugriff zusätzlich in Ihren Kontoeinstellungen beim Anbieter widerrufen. In der Bibliothek bleiben der Inhalt der Beiträge, der Kanalname und die Angabe zur Veröffentlichung erhalten.

Um Ihr Konto samt Daten zu löschen, schreiben Sie bitte von der mit dem Konto verknüpften Adresse an kontakt@operpilot.com.

Facebook-Nutzer können die App OperPilot auch in den Facebook-Einstellungen („Apps und Websites“) entfernen und die Löschung der Daten verlangen. Den Status der Anfrage können sie über den von Meta bereitgestellten Link prüfen. Wir löschen dann die Zugriffstoken und die über diese Verbindungen abgerufenen Statistiken; der Veröffentlichungsverlauf in OperPilot bleibt erhalten.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft und eine Kopie Ihrer Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, auf Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung sowie auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung. Anfragen richten Sie bitte an kontakt@operpilot.com.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, in Polen beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten.

14. Cookies

Notwendige Cookies (Anmeldesitzung, Sprache, Speicherung Ihrer Einwilligungsentscheidung) und Google Analytics (nur nach Einwilligung) beschreibt die Cookie-Richtlinie (/polityka-cookies).

15. Änderungen

Über wesentliche Änderungen informieren wir Nutzer per E-Mail oder durch eine Mitteilung in der Anwendung. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.