Polityka prywatności OperPilot

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Warsaw Trade Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 6/12, 03-984 Warszawa, KRS 0000583526, NIP 1132897602, REGON 362907969 (dalej: „Administrator” lub „OperPilot”).

W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt: kontakt@operpilot.com. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Kogo dotyczy Polityka

Polityka dotyczy użytkowników aplikacji OperPilot (app.operpilot.com) i osób zaproszonych przez nich do przestrzeni roboczych, osób odwiedzających stronę operpilot.com, osób korzystających z formularza kontaktowego oraz partnerów programu partnerskiego.

OperPilot nie jest przeznaczony dla osób poniżej 18. roku życia.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta – adres e-mail, hash hasła (bcrypt; samego hasła nie znamy), język, ustawienia oraz daty akceptacji regulaminu i polityki prywatności.
• Logowanie przez Google – identyfikator konta Google i potwierdzony adres e-mail.
• Marki i przestrzenie robocze – nazwa marki, branża, opis, ton komunikacji, adres WWW, logo, wytyczne redakcyjne i członkowie zespołu.
• Treści – szkice i opublikowane posty, teksty i obrazy wygenerowane przez AI, przesłane pliki graficzne i wideo oraz harmonogram publikacji.
• Połączone konta i kanały – identyfikatory i nazwy połączonych profili, stron i kanałów oraz tokeny dostępowe OAuth przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
• Statystyki publikacji – wyniki publikacji (np. wyświetlenia, reakcje) pobierane z platform, które je udostępniają.
• Rozliczenia – plan i historia subskrypcji, identyfikator klienta w Stripe oraz dane do faktury (nazwa, NIP, adres, e-mail). Pełnych numerów kart nie przetwarzamy – robi to wyłącznie Stripe.
• Program partnerski – kod polecający, prowizje i dane do wypłaty (odbiorca, IBAN, SWIFT, opcjonalnie firma i NIP). Kliknięcia w link polecający zapisujemy wyłącznie jako skrót (hash) adresu IP i przeglądarki.
• Formularz kontaktowy – adres e-mail, opcjonalnie imię, temat, treść wiadomości i adres IP.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa – adres IP, identyfikator sesji, typ przeglądarki, znaczniki czasu i logi serwera.
• Ochrona przed botami (Cloudflare Turnstile) – przy rejestracji i w formularzu kontaktowym Cloudflare sprawdza adres IP i sygnały techniczne przeglądarki, aby odróżnić człowieka od bota.
• Analityka strony (Google Analytics 4) – wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies – szczegóły w Polityce cookies (/polityka-cookies).

4. Skąd mamy dane

Dane pochodzą od Państwa (rejestracja, ustawienia, treści, formularze), z platform połączonych przez Państwa (np. Google, Meta, TikTok, LinkedIn, Pinterest) po udzieleniu zgody w procesie OAuth, ze Stripe (status płatności i subskrypcji) oraz automatycznie z przeglądarki i serwera (dane techniczne).

5. Cele i podstawy prawne (RODO)

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – konto, przestrzenie robocze, generowanie treści, planowanie i publikowanie, statystyki, obsługa subskrypcji oraz wiadomości e-mail dotyczące konta (np. powitanie, reset hasła, przypomnienie o końcu okresu próbnego).
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – faktury oraz dokumentacja księgowa i podatkowa.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – bezpieczeństwo, ochrona przed botami i nadużyciami, limity prób, kopie zapasowe, odpowiedzi na wiadomości z formularza kontaktowego, obsługa programu partnerskiego oraz ustalenie i dochodzenie roszczeń.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – Google Analytics. Zgodę można w każdej chwili wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Dobrowolność: podanie danych konta jest dobrowolne, ale bez nich nie można korzystać z aplikacji.

6. Integracje z Google (Google API Disclosure)

OperPilot korzysta z Google OAuth 2.0 do logowania, zarządzania wpisami w Profilu Firmy w Google oraz publikowania filmów na YouTube.

Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z Google API jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. Dane z Google API nie są używane do trenowania modeli AI ani do celów reklamowych.

Integracja z YouTube korzysta z usług YouTube API Services. Łącząc kanał, akceptują Państwo Warunki korzystania z YouTube (https://www.youtube.com/t/terms), a dane przetwarzane przez Google podlegają Polityce prywatności Google (https://policies.google.com/privacy).

Z YouTube przechowujemy: identyfikator i nazwę kanału, zaszyfrowany token dostępu, identyfikatory filmów opublikowanych przez OperPilot oraz ich liczniki (wyświetlenia, polubienia, komentarze). Używamy ich wyłącznie do publikowania filmów na Państwa polecenie i do pokazywania statystyk w Państwa koncie. Co najwyżej co 30 dni sprawdzamy, czy dostęp do kanału jest nadal aktywny, i odświeżamy nazwę kanału.

Dostęp można w każdej chwili cofnąć, odłączając kanał w Integracjach albo na stronie uprawnień konta Google (https://myaccount.google.com/permissions). Po odłączeniu kanału w OperPilocie unieważniamy dostęp w Google oraz usuwamy token i statystyki filmów niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni. Jeśli na tym samym koncie OperPilota połączona jest inna usługa Google (np. drugi kanał lub Profil Firmy w Google), nie unieważniamy wspólnej zgody Google, aby jej nie przerwać, ale token i dane odłączonego kanału usuwamy tak samo. Po cofnięciu dostępu w ustawieniach Google usuwamy te dane najpóźniej w ciągu 30 dni. W Bibliotece pozostaje sam post i informacja o jego publikacji. Pytania dotyczące tych danych prosimy kierować na kontakt@operpilot.com.

7. Sztuczna inteligencja (OpenAI)

Teksty, pomysły, tłumaczenia i obrazy generujemy na Państwa żądanie przez API OpenAI. Do OpenAI trafia polecenie oraz dane marki potrzebne do wygenerowania treści.

Zgodnie z zasadami OpenAI dane przesyłane przez API nie są domyślnie używane do trenowania modeli. Przy generowaniu postów i pomysłów prosimy OpenAI o niezapisywanie odpowiedzi.

Prosimy nie umieszczać w poleceniach danych szczególnie wrażliwych ani danych osób trzecich, jeśli nie jest to konieczne.

8. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę (podmioty przetwarzające), oraz platformom wskazanym przez Państwa:

• Webh (webh.pl) – serwer, baza danych i pliki (Polska).
• Hostido (hostido.pl) – skrzynka kontakt@operpilot.com – wiadomości z formularza kontaktowego i korespondencja (Polska).
• Cloudflare, Inc. – ochrona formularzy przed botami (Turnstile) oraz przechowywanie kopii zapasowych (R2, region UE).
• Resend, Inc. – wysyłka wiadomości e-mail: konto, przypomnienia, powiadomienia (USA).
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd i OpenAI, L.L.C.) – generowanie treści i obrazów przez AI (Irlandia / USA).
• Stripe – obsługa płatności i subskrypcji (UE / USA).
• Fakturownia Sp. z o.o. – wystawianie faktur i przekazywanie ich do KSeF (Polska).
• Google – logowanie przez Google oraz Google Analytics po wyrażeniu zgody (UE / USA).
• Platformy i usługi połączone przez Państwa – Meta (Facebook, Instagram, Threads), TikTok, LinkedIn, Pinterest, YouTube, Profil Firmy w Google, Bluesky, Telegram, Discord, Slack, WordPress oraz własne webhooki (np. Zapier) – publikacja treści i pobieranie statystyk na Państwa polecenie, zgodnie z zasadami danej platformy.

Inni odbiorcy: dane możemy udostępnić organom publicznym, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Część odbiorców przetwarza dane w USA. Kopie zapasowe przechowujemy w regionie UE. Podstawy przekazania:

• Resend, Cloudflare, Stripe i Google – uczestniczą w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
• OpenAI – umowę z klientami z EOG zawiera OpenAI Ireland Ltd, a przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Zabezpieczenia: informację o stosowanych zabezpieczeniach i ich kopię można otrzymać, pisząc na kontakt@operpilot.com.

10. Jak długo przechowujemy dane

• Konto i treści – przez czas korzystania z konta. Po usunięciu konta dane usuwamy lub anonimizujemy, z wyjątkiem danych potrzebnych do rozliczeń.
• Faktury i dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku podatkowego.
• Kopie zapasowe – 14 dni na serwerze i do 30 dni w Cloudflare R2; po tym czasie są automatycznie usuwane.
• Sesje logowania i reset hasła – sesja jest ważna do 14 dni, a wygasłe sesje usuwamy automatycznie po dobie. Link do resetu hasła jest ważny 30 minut i usuwany po 7 dniach.
• Wiadomości z formularza kontaktowego – w skrzynce kontakt@operpilot.com przez czas potrzebny do obsługi sprawy i ewentualnych roszczeń.
• Logi serwera – krótko, z automatycznym nadpisywaniem (rotacją).
• Google Analytics – szczegółowe dane zdarzeń przez 2 miesiące, dane użytkownika do 14 miesięcy od ostatniej aktywności. Raporty zbiorcze nie pozwalają zidentyfikować osoby.

11. Bezpieczeństwo

Tokeny dostępowe i klucze integracji są szyfrowane (AES-256-GCM), a hasła przechowujemy wyłącznie jako hash (bcrypt). Połączenia są szyfrowane (HTTPS/TLS). Dostęp do panelu administracyjnego mają wyłącznie upoważnione osoby, a kopie zapasowe są regularnie sprawdzane.

12. Usuwanie danych i odłączanie integracji

Integrację można w każdej chwili odłączyć w panelu albo odwołać dostęp bezpośrednio u dostawcy (np. Google, Meta).

Po odłączeniu integracji w OperPilocie unieważniamy dostęp u dostawcy, jeśli dostawca to umożliwia (obecnie Google i TikTok), oraz usuwamy zapisane tokeny dostępu i statystyki postów odczytane przez to połączenie – niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni. U pozostałych dostawców dostęp można dodatkowo cofnąć w ustawieniach konta u dostawcy. W Bibliotece pozostają: treść postów, nazwa kanału i informacja o publikacji.

Aby usunąć konto wraz z danymi, prosimy o wiadomość na kontakt@operpilot.com z adresu przypisanego do konta.

Użytkownicy Facebooka mogą też usunąć aplikację OperPilot w ustawieniach Facebooka („Aplikacje i witryny”) i zażądać usunięcia danych. Status żądania można sprawdzić pod linkiem przekazanym przez Meta. Usuwamy wtedy tokeny dostępu i statystyki odczytane przez te połączenia; historia publikacji w OperPilocie pozostaje.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Wnioski prosimy kierować na kontakt@operpilot.com.

Przysługuje też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne.

14. Cookies

Ciasteczka niezbędne (sesja logowania, język, zapamiętanie wyboru zgody) oraz Google Analytics (wyłącznie po wyrażeniu zgody) opisuje Polityka cookies (/polityka-cookies).

15. Zmiany Polityki

O istotnych zmianach informujemy użytkowników e-mailem lub komunikatem w aplikacji. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.